Verzending van diagnostische monsters via post of een private koeriersdienst

We stellen recent vast dat biologische monsters die met de post verzonden worden steeds vaker in het weekend toekomen, allicht door de tragere werking van de postdiensten. We verzoeken u daarom zo weinig mogelijk monsters per gewone post op te sturen, en zoveel mogelijk gebruik te maken van een koerierdienst. Indien u toch de gewone post gebruikt, gelieve dan monsters te verzenden in de eerste helft van de week (maandag, dinsdag of woensdag).

We merken ook dat regelmatig monsterrecipiënten breken of lekken bij verzending. Hierbij vragen we u om de richtlijnen voor monsterverzending, zoals uiteengezet in een recent rondschrijven van het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid (kenmerk WIV/33/JCL/2005/9579), te volgen:

"Met dit schrijven willen wij duidelijke instructies geven over dit transport zonder te vervallen in overdreven en niet haalbare eisen. Het is echter duidelijk dat het hier gaat om transport via de Post of een andere private koeriersdienst en niet voor luchttransport waar de regels van IATA geldig zijn.

1.    Zorg ervoor dat de monsters goed sluiten om lekken te voorkomen; hiervoor kan het dopje en de buis nogmaals met parafilm worden ingewikkeld

2.    Het monster wordt in een transportblister of koker verpakt met een vochtabsorberend materiaal. Deze secundaire verpakking mag ook bestaan uit een dichtgelast plastiek zakje

3.    Het geheel wordt geplaatst in een beschermende enveloppe of doosje

De huidige richtlijnen vragen dat op de buitenverpakking volgend insigne wordt aangebracht:

De vermelding diagnostisch monster mag, maar is niet verplicht.

Dezelfde regels zijn ook geldig voor het transport van microbiologische monsters, zowel kiemen van de risicoklasse 2 als 3 (voor deze laatst categorie moet het gaan om monsters die uitsluitend worden doorgestuurd in het kader van een diagnose of onderzoek).

Zoals u kunt vaststellen zijn dit geen onoverkomelijke eisen die ook met weinig kosten kunnen worden vervuld. Hierdoor wordt ook het risico op een schandaal door lekkende verpakking, vrees voor besmetting van personeel van de Post, enz… uitgesloten.

Ook voor de monsters van de EKE volgen wij dezelfde regels (de nieuw aangekochte enveloppen voor onze monsters zijn nu conform).

Aan de onderaannemende laboratoria wordt gevraagd om duidelijke richtlijnen te verschaffen wat betreft de specifieke vereisten voor monstername, tijd en bewaringscondities gedurende de pre-analytische fase. Het internet is hiervoor een uitstekend communicatiemiddel. Wij raden u ook aan om de transportcondities zoals hier vermeld op te nemen in uw eigen laboratoriumgids.Afwijkingen die worden opgemerkt bij ontvangst van externe monsters moeten op het rapport worden vermeld.

Wij hopen op de medewerking van iedereen en dit in het belang van een goede dienstverlening.

Met de meeste hoogachting,

Dr. Apr. J.C. Libeer

Afdelingshoofd Klinische Biologie”